経営者、クリエイターに共通した手帳の管理項目とはどんなもの!?

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11月に入り、そろそろ来年の手帳を用意する時期になりました。私は毎度、手帳はNOLTYの決まったブランドのものを選んでいるのですが、年に一度しか手帳を変更する機会がないので、この時期に発行される手帳特集雑誌を見て次の手帳を選ぶ材料にしています。

そういった手帳特集では、普段見ることが出来ない経営者やクリエイターの手帳の中身を垣間見ることができます。いろいろ見ていると、そういった人達に幾つか共通した視点が手帳で管理されていることが分かったので紹介します。

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スケジュール・タスクを確認するポイントが多い

多くの経営者は、手帳に記載したスケジュールやタスクを時間を決めて自己レビューするタイミングを持っています。アサヒグループホールディングスの泉谷社長は、日経アソシエ2015年11月号で、

  • 週末
  • 退社時
  • 朝出社時(皆が出社する前)

という3つのポイントで見直しを図るようにしている、と述べていました。これは今ハヤリの決まった「ルーティーン」で回し、日常化することで予定に対していつも柔軟に対応できるよう準備されているんでしょう。

泉谷社長は、そのように用意周到に何度も見直しポイントを設けて対応していることに対し、「仕事はこなすものではなく、迎え撃つものであるため、これだけの準備をするのだ」と述べています。

なるほど、その通りだと思いました。今思うと、上の3点で実施できていたら、早めに手が打てたのにと思うことが多いです。その日その日のタスクばかりに目を奪われ、長期的な視点が私は抜けているので、この言葉には感銘を受けました。

テーマや目標を掲げ、年、月、週単位で見返しそれを達成するタスクを管理している

例えば、「売上を半年後までに2%アップさせる」というテーマ・目標を手帳に記載し、これも最初の項目と同じように年、月、週といった複数ポイントで見返すといったことが多くの人に見られます。

そのテーマや目標に向かって、どういうタスクをどのタイミングで設定すれば達成することができるのか、をタスクとして管理しチェックしています。PDCAサイクルが正しく回せているというのが鉄則なんですよね。

自分は、そもそも週間スケジュールしか利用しておらず、月間、年間スケジュールは全く使っていません。こういう管理の仕方が、先入れ先出し方式で仕事をやってしまい、目の前のタスクに追われる原因になっているのかもしれません。修正せねば・・・^^;

理解しにくいことは図解してまとめている

よく理解している人は、頭のなかが図解思考となっていて長く記憶に止め、説明する際も図解で説明するので非常にわかりやすい、というのはよく聞きますし納得できます。私も元々コンサル出身なので、図をよく描きます。

初めはWORDに文章をダラダラ書いて打合せ資料を作っていましたが、上司から

「図で描けないやつは、よくわかってないし、打合せ資料ともなれば文字ばかりでは顧客は寝てしまう。マンガを多用して相互に理解の齟齬がないようにするんだ」

と言われたことがあります。上司の資料を真似ながら図解することの難しさも知りましたし、逆に相手への伝わりやすさも知りました。下の書籍なんかは、すごく参考になります。

誰かの発した金言をかいている

これはかなり意外だったのですが、手帳に金言を書き、いつも読んでは自分を戒めたり、鼓舞したりする経営者・クリエイターの方が非常に多いです。ただ、書き留めただけではあまり意味がなく、何度も見返して、自分の骨と血になるよう繰り返しているんです。

有名な方の講演を聞くことがしばしばありますが、いい言葉だなと思っても、人間なんですぐに忘れてしまいます。常日頃読み返す手帳に、そういった言葉を記載しておくことで自然と脳内でリピートし、記憶に定着します。困難にさしかかった時、これらの金言を思い出し、生活に役立てることができます。

以上4点、私は図解して手帳にメモすることくらいしかできていませんが、どれも納得する内容ばかりです。可能な限り、実践するのが良いと思いますが、難しいという方は一つでも自分の中に取り込んで実行すれば、より広い視点を身につけることができるのではないでしょうか。


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経営者、クリエイターに共通した手帳の管理項目とはどんなもの!?
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