タスク管理手法『GTD』でストレスフリー生活を手に入れろ! その1

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  情報システム産業に従事するようになり、はや10年。最初の数年は、「仕事の達成感をどうやって持てばよいのか」ということがわからず、非常にストレスを感じていました。

  新規プロジェクトにぶち込まれると1,2年のスパンでプロジェクトが終わらないということもままあります。日々、顧客との仕様詰めや設計、開発、テスト・・・、仕様変更・・・等、システムエンジニアであれば五月雨式にタスクが降りかかってきて、いつまでたっても終わらないという感覚に陥ってしまいがちで、  

そんな状況下では、

  タスクが終わらない⇒残業する⇒睡眠不足⇒集中力低下⇒ミスをする⇒やり直す⇒次から次へとタスクが振ってくる⇒タスクが終わらない⇒・・・  

という負のスパイラルに陥ってしまいます。

そういう人たちや、効率良くタスクをこなしていきたいと思っている人達の為に、『GTD』と言う考え方がありますが、これをやってもなかなか続かなかったりします。

GTD』とは、(Getting Things Done)の略で、個人用のワークフローの管理手法。デビッド・アレン(David Allen)という人が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱。簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッド、というものです。

GTD』を私なりに、「こういう風にすれば続けられる」という方法を考え、実践し、この3年程続けることができています。効果も出ているので結構使えるんじゃないかと思いますので紹介します。

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日々発生するどんな細かいタスクについても全て書き出す

まず、1つめ。日々発生するどんな細かいタスクについても全て書き出す(例え仕事であれ、プライベートであれ) 。システムエンジニアは特に心の病気になりやすいと言われています。上述したような「終わった感がない」とか「タスクが多すぎて残業が多くなっている」という事も一因なんでしょうが、最も私が問題視しているのは、「なにかやらないといけないことが一杯あって、悶々としてつらい」ことです。  

自分もそうなっていたから良く分かるのですが、あまりにタスクが積み重なると、休みの日であっても漠然とした不安感が襲ってきて休めない状態になります。これを解消する為には、自分が抱えているタスクを一切合財、書き出してしまうことです。まずはそこから始めなければ何も始まりません。GTDの基本です。

それが仕事であっても、プライベートであっても関係ありません。会社の仕事だけではなく、「住民票を取りに行く」「彼女のプレゼントを買いに行く」「免許の更新に行く」・・・。そんなしょうもない事でも書き出すのです。何がストレスかわからないからです。とにかく書き出して一つ一つ考えましょう。

どの日にやるのか決めて、その日のタスクに追加する

そのタスクは、「次に何をしなければならないか?」が明確になっていなければ書いてはいけません。例えば「○○画面の仕様変更対応」みたいなものはタスクではありません(と、私は思っています)。

もっと細分化し、

  • 「顧客向け資料を作成する」
  • 「顧客打合せ日程を調整する」
  • 「課題一覧表を作成する」

など、次に実施するアクションが見えるようにします。

次に何をやらなければいけないのかが見えない場合は、それを考えることをタスクとして設定します。考えても、タスクに分解できない場合は自分では解決できない課題なのかもしれません。上司や同僚に相談してみましょう。そういった場合も「上司や同僚に相談する」「相談日程を決める」等のタスクを発生させましょう。

当日終えることができないタスクは別タスクに振り替える事を考えてみる

その日にやらなければならないタスクが多くなってきた場合、その中から人にお願いできるものがあれば、それを「○○作業を□さんにお願いする」というタスクに振り替えます。

お願いするタスクだけ書いていても、それが完了した際にチェックするタスクが発生するはずなので、それももれなくチェックすべき日のタスクにいれておきます。

お願いできない場合は、こなすことができる別の日にタスクを書き写します。振り替えられないくらいタスクがあふれている場合、ここまで細分化しているタスクなんですから、キャパシティの問題である可能性大です。人の投入やスケジュールの延期を上司や顧客にお願いしましょう。

1日が終わったら、完了していないタスクを翌日以降に書き出す

私はこれが重要だと思っています。例えば、「○○に発生したシステムトラブルの詳細を記録する」と今日のタスクに入れたとします。それほど優先度が高いタスクではないので、放っておくとその日が終わってしまい、タスクが完了していません。そのような場合、明日やろうと思えば、明日のタスクにこの「○○に発生したシステムトラブルの詳細を記録する」を書きだすのです。

最悪、次の日またタスクが完了できなくても、その次の日に同じタスクを書き出します。大抵こういった類のつまらないタスクは放置されがちになりますが、あとあと大変な問題になりかねません。記録しておけば、必ずやらなければならなくなりますが、この方法の一番の効果は

  「しょうもないことでも、放置すると毎日タスクを別日に転記することになり面倒くさい

  ということです。先延ばしにしていると何度も何度も転記しなければならず、「いい加減、消えてくれ」 と思い、いやでもやりたくなってきます。(私だけ??)と、長々と書きましたがこんな感じです。つぎは、実際にどのようにしてタスクを書きだしていくのかを例示して見たいと思います。

タスク管理手法『GTD』でストレスフリー生活を手に入れろ! その2
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